Организация и наведение порядка. Intro:

Некоторые считают, что наводить порядок – это что-то ненужное, жить в “творческом беспорядке” – вполне себе нормально. Ведь хаос и драма в жизни – это привычка, которая позволяет правильно настроиться и пнуть-мотивировать себя к действию. При этом не замечается, как куча времени и сил тратятся впустую (при этом воздействуя на других), например:

  • перед выходом из дома полчаса искать ключи (или мобильный, или нужный документ и информацию)
  • на поиск необходимого файла или контакта среди тысяч e-mail во “Входящие” или в недрах папки “Разное-Разобрать-Просмотреть”
  • на копание в шкафу с целью найти нужный элемент одежды среди вещей, которые много лет не одевались (и не планируются одеваться)
  • перерывать ящики/полки/месяцами нетронутые поверхности столов в поисках просроченной квитанции
  • приехать в магазин без списка необходимых покупок, бесцельно побродить и набрать кучу лишнего (а потом ещё сожалеть: “блин, это деньги можно было потрать на действительно актуальную/ценную покупку!”)

Со всем этим можно (и нужно) разобраться! Порядок – это когда удобно. Порядок – это когда вещь находиться или на своём месте или в процессе использования (ну или на ещё каком-то альтернативном месте) – и ты всегда её найдёшь именно там, время на поиск не тратиться. Порядок – это когда есть гибкая, удобная структура организации, которая позволяет освободить время/силы/ресурсы для приоритетных дел – того, чем действительно хочется и нравиться заниматься! ;))

Любую область жизни можно организовать/упорядочить, расчистить место для нового в своей жизни – и в этом я могу помочь.

Кто не любит запугивать себя непосильной задачей/проектом? Или занимает себя кучей мелочей, не оставляя сил для самого главного/приоритетного/важного? Или считает, что планирование и календари – это лишнее, ведь жизнь идёт своим чередом и всё само выстраивается? Или надеется на свою суперпамять, а в нужный момент забывает время встречи для переговоров/дату начала тренинга/график сменной работы? Или сам сутки тратит на работу, которую профессионал сделает за полчаса – стоит лишь вовремя делегировать? Или дома продолжает заниматься рабочими вопросами, на которых типа не хватило времени, при этом семейные дела страдают?

Всё это – тоже темы для организации/упорядочивания/оптимизации, применения методик GTD & time-management – с которыми я тоже могу помочь.

(Будьте бдительны! Конечно, есть побочные эффекты: появится чувство свободы, которое надо куда-то применить; в жизни настроятся цели и приоритеты, будут силы для их реализации; и вообще захочется двигаться в неизведанные ранее области. ;)) )

Advertisements

Одно из лучших определений о принципах порядка я встретил в книге Эндрю Меллена: “Главные принципы порядка – “всему своё место” и “подобное к подобному” – не знают границ и применимы везде.”

Завершение дел прошлого для освобождения настоящего.

Чтобы привлечь в свою жизнь что-то новое, очень часто надо расчистить для этого место – избавится от старых вещей, доделать недоделанное и тп. Многие “оставленные на потом” вещи занимают место не только в шкафу/полке/антресолях/гараже, но и в собственной голове – каждый раз когда проходишь мимо недоделанного и желаешь, чтобы оно было по-другому – силы тратятся на это размышление/обдумывание – в никуда, а не на действие по уборке/наведению порядка.

Так что регулярно (хоть 2-3 раза в год) надо составлять список недоделанного, например:

  • Погладить кучу белья из шкафа
  • Отдать одежду, которая давно не одевалась
  • Пришить пуговку на задний карман летних брюк
  • Сделать генеральную уборку дома (лучше в несколько заходов, чтобы не устать нафиг за один приём, а потом пару дней отходить)
  • Выбросить сломанные инструменты/вещи/посуду/драную одежду и всё “что может быть пригодится”, но лежит уже без использования давно
  • Навести порядок в гараже/на антресолях/в дальнем углу шкафа/недрах рюкзака/ящиках рабочего стола
  • Оплатить задолженности по квитанциям/штрафам/платежам и тп
  • Отдать собственные долги (даже самые незначительные) – деньги/книги/вещи/DVD; напомнить о возвращении долгов тебе
  • Сделать back up всех данных
  • Разобрать на компьютере фотографии/скаченные файлы/документы для рабочих проектов
  • Просмотреть все остальные списки, вычеркнуть ненужное/неактуальное и/или сделанное
  • Сделать обслуживание дома – поменять фильтры, проверить датчики и УЗО, смазать замки и петли и др
  • Сделать техобслуживание автомобиля
  • Написать прощальные письма людам и/или неотпущенным ситуациям
  • Определится с действиями для других разных недоделанных дел – делегировать/сделать/забить/отложить на полгода

Можно специально устроить экскурсию по дому, чтобы записать все эти вещи. Ещё лучше, если записывать их сразу, когда обращаешь на них внимание; при невозможности сделать сейчас же – они выполнятся при наличии времени в ближайшее время.

Выполнение всех таких “висячих” дел очень сильно помогает в освобождении жизненного пространства и позволяет делать актуальные приоритетные дела с новыми силами. ;)

Прокрастинация и беспорядок.

Во многих задачах необходимо найти свой единственный удобный и приятный способ выполнения. Создать некоторую последовательность/привычку. Если этого не сделать, то дело будет откладываться и/или делаться некачественно, так как делать его долго/неудобно/нудно.

Очень часто проблема в том, что неудобно доставать инструмент и материалы или просто недостаёт чего-то. Например:

  • Не хочется лишний раз погладить и проще пойти в мятом, так как в шкафу бардак и чтобы достать гладильную доску с утюгом, необходимо потратить минут пять на их откапывание.
  • На даче лень покосить газон, так как нет одного большого удлинителя и надо использовать три маленьких, собранных по всему дому.
  • Лишний раз не сядешь за рукоделие, так как низкий стол, а от неудобной посадки сутулишься и болит спина.
  • На машине уже полгода не можешь прикрутить потерявшуюся гаечку, так как чтобы в гараже добраться до крепежа, необходимо отодвинуть ящики с тяжёлым инструментом.

Так что стоит смело экспериментировать и находить удобные решения. По хорошему счёту, должен быть такой порядок, когда ты точно знаешь где и что лежит; и эту вещь можно достать сразу, не вынимания ничего дополнительно.

Может быть пригодится?

Наверное, стоит покупать новую вещь только когда есть необходимость в ней и ты знаешь, что точно будешь это использовать для определённых целей. Если же иметь подход “может быть пригодится”, можно накопить бесполезную кучу неиспользованных вещей, которые занимают место и создают бардак (как в голове, так и в доме/кладовой/компьютере/ и др).

Например:

  • В магазине одежды купить что-то, не подумав – с чем это будет сочетаться и как будет носиться.
  • Покупать предметы для дома типа вазочек, корзиночек, салфеточек. Если для них нет своего места в доме или они не идут в подарки – про запас лучше не брать.
  • Скачивать десятки фильмов/подкастов/альбомов с музыкой – вот, когда нибудь послушаю/посмотрю. Если нет планов посмотреть сегодня или в ближайшие дни – видео забудется, так и будет занимать место на жёстком диске.
  • Напокупать кучу книжек, может только по одной тематике/одного автора, особенно если их кто-то посоветовал. Для начала, можно купить и одну.

Вместо моментальных порывов “ах, хочу”, стоит сделать паузу, переключить внимание и успокоить эмоциональный порыв, трезво оценить необходимость покупки. Незаменимых вещей нет.

Зачем нужен порядок в жизни?

Когда есть список целей и ощущения – что делать в данный момент, тогда ресурсы расходуются эффективно и направлены на одно конкретное дело. Именно для этого необходимо наводить порядок в мыслях – чтобы избавиться от постоянной рассредоточенности по разным направлениям: заняться рабочими делами или личными, сделать что-то в гараже или помочь супруге по дому, заниматься своими делами или помогать родственникам, которым и помощь вроде особо не нужна, но они же родственники. Неопределённость при выборе действия приводит к постоянным сомнениям и прикидкам – что именно стоит сейчас сделать? Или не сделать? Весь этот хаос мыслей не только создаёт мешанину в голове, а и во всей жизни – ничто не делается качественно и до конца, постоянно скачешь с одного дела на другое.

Необходимо не только иметь полный список дел – что нужно сделать, а и всё проанализировать – важное и актуальное ли действие, зачем его делать и откуда оно взялось? Многие мысли/дела оказываются противоречивыми друг другу и пока не выберешь одно из них, противоречия будут съедать силы. Стоит только принять решение – привести свою жизнь в порядок, и шаг за шагом найдётся своё место и время для всего – и личного, и семейного, и рабочего. А все эти брошенные семьи ради работы и прочие дисгаромонии в жизни – просто результат беспорядка и ничего более.

Как навести порядок в чеках и квитанциях?

Я считаю, что надо хранить в порядке все чеки и квитанции.

Для чего:

  • Иногда интересно сравнить как поменялись цены на конкретный продукт за несколько лет.
  • Если это квитанция квартплаты или штрафа, со стороны государственных органов может возникнуть вопрос – платил ли ты? Когда у тебя есть оплаченная квитанция – проще отстоять свою правоту.
  • Если кому-то что-то покупалось/дарилось, а тебе говорят – ты нифига не сделал и стоило это копейки; можно показать чек – это эффективнее многих слов.
  • Случается, что необходимо восстановить какие-то события, а если в этот день была определённая покупка – вспомнить дату гораздо легче.

Как всё организовано: У меня для чеков Икеевская коробка Pappis, для квитанций – офисная папка для файлов. Каждый день, приходя домой, я достаю из бумажника все чеки и квитанции, кладу их в обычную папку/файл. На каждые месяца 4 стоит напоминание в планировщике – разобрать эту папку. Всё достаётся и раскладывается на столе по тематическим кучкам, а потом соответственно:

Чеки в коробку, в отдельном прозрачном файле-вкладыше:

  • Ашан
  • Стокманн
  • Metro
  • продукты из разных других продуктовых магазинов
  • кафе/рестораны
  • одежда/обувь
  • Икея
  • Оби, Леруа, разные магазины стройматериалов и товаров для дома
  • метро / общественный транспорт
  • бензин
  • запчасти и автосервис автомобиля
  • электроника/компьютерное
  • книжные магазины
  • разные музеи/концерты/кино

Если есть отдельный проект, например – ремонт квартиры или собрать новый велосипед, то чеки от этого проекта можно сложить в отдельную папку/файл. Так же и для путешествий.

Квитанции в папку, в отдельном файле-вкладыше:

  • квартплата за квартиру
  • газ
  • электричество
  • гараж
  • налоги
  • штрафы
  • интернет
  • телефон городской
  • телефоны мобильные

Когда чеки так организованы, то и в доме порядок (чеки не валяются по всем углам) и при необходимости всегда можно быстро найти необходимое.

Сколько их хранить – каждый решает сам. Разные чеки от продуктов можно сохранять года три-пять, потом оставить несколько, а остальное выбросить. Квитанции имеет смысл хранить лет десять. Ещё как вариант – сканировать всё необходимое, а бумажную копию выкидывать.

Списки. To Do Lists.

Для чего нужно вести списки?

Чтобы освободить голову. Когда списки находятся вне головы (на листке тетради или программе-планировщике), смотришь на них, как на некоторый объект вовне. Этот взгяд со стороны позволяет по-новому и совсем иначе оценить всю информацию. Голове проще думать и анализировать, когда лишние данные из её оперативки выгружены.

(Это относится не только к спискам, любой информации – мысли о проекте, мысли о переговорах, мысли о презентации и др.)

 

Для ведения списков, необходимо создать некоторую удобную для себя структуру, категории, например:

  • дела по дому
  • рабочий проект 1
  • рабочий проект 2
  • хобби
  • путешествия
  • дача
  • автомобиль
  • компьютерное
  • образование
  • найти информацию; погуглить / в Википедии
  • купить
  • общение
  • разное

В каждой из категорий могут быть свои пункты:

Общение:

  • Отдать Васе книжку по программированию
  • Спросить Машу о посадке кактусов
  • Предложить Бобру на выходных съездить в Переславль-Залесский, жд музей.

Купить:

  • в Ашане
  • в зоомагазине
  • для машины
  • Аптека
  • подарки
  • книги

Для каждого из пунктов есть подпункты:

Ашан:

  • молоко
  • котам еду
  • оливковое масло Monini
  • влажные салфетки

 

Собственно надо взять и написать это всё, удобно назвать и упорядочить. За раз это может не получиться, это нормально. Ещё нормально, что со временем структура может меняться, переименовываться. Главное – чтобы было удобно этим пользоваться.

Я довольно долго пользовался бумажными вариантами, но это неудобно в плане редактирования – приходится всё переписывать заново; да и таскать с собой блокнот не всегда возможно. Сейчас использую программу Things, весьма удобно с синхронизацией на всех устройствах.

При добавлении нового пункта “что нужно сделать”, следует формулировать его с глагола, подробно и/или кратко:

  • Встретится с Лёхой в 6, Парк Культуры.
  • Разобрать фотки с телефона
  • Поменять лампочку габаритного огня, левая фара.

Надо научиться записывать дело, как только оно пришло в голову или возникла необходимость.

  • После разговора по телефону, записать встречу на завтра.
  • При приготовлении кексика обнаружилось, что заканчивается мука? Сразу – Покупки, Ашан.
  • Заинтересовало авторство изобретателя маргарина? Это – подпункт в “найти информацию”.

 

Всё это сначала может казаться страшным и неудобным, вопрос практики.

 

Как это всё использовать?

Приезжая за покупками в магазин – сразу есть список необходимого.

Дома появились полчаса? В домашнем списке можно найти подходящее дело – разобраться с квитанциями или протереть пыль на мебели сверху.

Машина отдаётся в сервис на плановое ТО? Из соответствующего автомобильного списка, можно озвучить приёмщику странный стук сзади и необходимость некоторого спорт-тюнинга.

На основе списков можно планировать на будущее.

 

При наличии списка, нет необходимости мучаться и вспоминать, откладывая что-то на неопределённый срок. Всё делается своевременно и точно, позволяя жить более счастливо и комфортно.

Какие три вещи за день сделать, чтобы быть довольным собой?

На каком бы уровне развития ты не находился, количество твоих сил является ограниченным. И необходимо делать выбор – на что потратить это количество сил?

Чтобы сделать выбор, нужно знать – что вообще надо сделать? Для этого и надо вести списки To Do.

Кроме того, человек не является роботом, который бы целый день фигачил полезные дела; всегда есть рутина – почистить зубы, одеться и др; и отдыхать тоже неплохо, так – для разнообразия.

Одна из интересных затей – запланировать на день несколько дел (одно, три или даже пять), а после их выполнения можно смело себе сказать: “день удался, я счастлив”.

И неважно – будет ли ещё что-то сделано в этот день.

Ничто не мешает сделать большее количество из списка, но когда есть “минимум для счастья и гордости” – это является некоторым мотиватором, а по чуть-чуть каждый день – даёт за год большой результат. Например: читая полчаса в день – получается книжка в неделю, а это почти полсотни книг в год. Если стараться читать на иностранном языке, то кроме чтения и изучаешь язык.

Ежедневно уделяя внимание одной из своих областей, требующих развития и улучшения, можно достигнуть профессионализма во всём!

 

 

 

Отдать долги.

Одна из областей для наведения порядка и требующая завершённости – разобраться с долгами.

 

Что делать: Составить список всех людей, кому надо что-то отдать; включить само описание долга. Реализовать.

Многое – это мелочи: книга, CD, альбом с фото, деньги. Если сумма небольшая, можно просто положить человеку на телефон и написать СМС с извинениями.

Если нет возможности отдать, например – нет координат человека и возможности его найти, то выкинуть это из головы и пусть пункт просто висит в дальнем углу списка “когда-нибудь”.

Если сам предмет (та же книжка) потерялся, то вернуть эквивалент – такую же книгу или денежный эквивалент.

 

Другой вариант – когда должны тебе.

Последовательность похожа: составить список и сообщить другой стороне.

Если всё вернули без проблем – хорошо.

Если не вернули, то принять решение: стоит ли пинать человека и требовать дальше или забыть про это и считать завершённым?

Всё потратить.

Одна из дурацких привычек – тратить сразу любой излишек.

Появились лишние деньги? Сразу же придумается применение, причём не самое лучшее, как окажется потом.
Дома завалялась шоколадка? Так надо её съесть, чтобы не пропала.
Образовался свободный час? Можно изучить новости.

Это всё происходит от сиюминутных решений и собственной дезорганизованности.

Деньги – отложить в сбережения.
Шоколадку – оставить в покое.
Час – отдохнуть или просмотреть списки для актуальных дел.

Зачем вообще наводить порядок?

Вродебы и в хаосе и беспорядке жить можно? Только получается что внимание отвлекается от выполнения необходимого в данный момент дела и драгоценные силы тратятся на поиски необходимых вещей – определённого файла, запропастившихся ключей от гаража, куда-то засунутой визитки заказчика…

В современном мире приходится иметь дело с кучей вещей, каждая из которых требует своего места; и необходимо создать определённые привычки в обработке информации/наведении порядка, чтобы не забивать оперативную память мозга. Это позволяет эффективно использовать все ресурсы на дело, которое актуально здесь и сейчас.